Privacyverklaring
Datum laatste wijziging: november 2023
Dit is de privacyverklaring van Dot•. Hierin wordt omschreven hoe we omgegaan met jouw persoonlijke gegevens die worden verzameld door Dot• (hierna Dot•) en in naam handelende entiteiten van Dot•.
Inhoud
- Inleiding
- Persoonsgegevens
- Doel gegevens
- Ontvangers
- Opslag
- Beveiliging
- Uw rechten
- Onze plichten
1. Inleiding
In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe we daarmee omgaan. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens worden opgeslagen. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten.
De privacyverklaring zal soms worden veranderd door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.
Nannette Verschoor,
Dot•
Crommelinplein 1 | 2627 BM | Delft
T. 015-7900060
info@dot-business.nl
Btw-nr. NL856732035B01 | KvK-nr. 66868254
Delft.business is een handelsnaam van Dot•.
2. Persoonsgegevens
Wanneer je gebruikmaakt van onze website, ons digitaal platform, reeds uitgaven van ons ontvangt, een abonnement hebt op een of meerdere uitgaven van Dot• of je zelf gegevens hebt ingevuld of afgegeven door bijvoorbeeld het invullen van een contactformulier, het afgeven van een visitekaartje, de wens hebt geuit om onze nieuwsbrief of een van onze uitgaven te ontvangen en/of je registreert voor het bijwonen van een bijeenkomst of evenement – kunnen wij de volgende gegevens van jou verwerken (voor zover van toepassing):
• Bedrijfsnaam
• Voor- en achternaam
• Functie
• Titel(s)
• Vestigingsadres + postcode + woonplaats
• Postadres + postcode + woonplaats
• Vast telefoonnummer
• Mobiel telefoonnummer
• E-mailadres(sen)
• Geslacht/sekse
• IBAN
• Btw-nummer
• KvK-nummer
• Financiële gegevens:
• Crediteurengegevens
• Debiteurengegevens
• Aankoopgeschiedenis
• Inloggegevens van uw account
• Nationaliteit
• Geboortedatum
• Privéadres + postcode + woonplaats
Daarnaast worden soms technische gegevens van uw type browser, versie en taal gebruikt voor het beter laten werken van de websites en kan het IP-adres worden geregistreerd ter beveiliging van de verbinding of om bij vervolgbezoek de website weer in de status te brengen waarin deze was toen u de vorige keer de website verliet.
Je hebt altijd de mogelijkheid om je uit te schrijven voor (delen van) de registratie.
2.1. Beeldmateriaal en vastlegging
Tijdens evenementen georganiseerd door en voor Dot• kunnen d.m.v. beeld en geluid (foto, video en audio-opnames) worden geregistreerd. Delen of gehele registraties kunnen worden gebruikt voor promotie en herinnerwaarde aan het onderhavige evenement. De basis voor registratie valt onder het gerechtvaardigd journalistiek belang en vrijheid van meningsuiting en publicatie.
Deze beeld- en geluidsmaterialen worden niet gepersonaliseerd en in algemeenheid gebruikt. Indien een persoon op deze beelden zich wenst te beroepen op het portretrecht, kan hiervoor contact worden opgenomen met Dot• (info@dotverbindt.nl). Verwijderen van de registratie of het onherkenbaar maken op de bestaande opnames is mogelijk onder de AVG, hiervoor kan de betrokkene ook een verzoek indienen.
Bij uitnodiging en aan de entree van genoemde evenement wordt de bezoeker duidelijk kenbaar gemaakt op het feit dat er beeld en geluidsopnamen worden gemaakt.
Bij deelnemen en bezoeken van een dergelijk evenement stemt de bezoeker toe dat (uitvoerende medewerkers) Dot• foto’s maakt en publiceert met het doel deze intern en extern te kunnen publiceren in Dot• eigen publicaties en via social media. Dot• deelt het beeld- en geluidsmateriaal niet met derden voor doelstellingen van deze derden. Dot• bewaart de foto’s voor onbepaalde tijd in verband met het behoud van de geschiedenis van Dot•.
3. Doel gegevens
De onder 2. genoemde gegevens gebruiken wij uitsluitend voor het doel waarvoor wij deze hebben verkregen, bijvoorbeeld:
3.1. Het versturen van gedrukte uitgaven
Dot• stuurt via post meerdere malen per jaar gedrukte uitgaven. Deze zijn primair gericht op kennisdeling en op naam gesteld. Jouw voornaam, achternaam en adresgegevens zijn hiervoor verzameld en opgeslagen of worden via het daarvoor bestemde formulier op de website van Dot• of een van diens websites (per magazine verschillend) aan je gevraagd af te geven.
Ook kan je mondeling of schriftelijk gevraagd worden om je aan te melden. Afmelden is altijd mogelijk via het e-mailadres dat in iedere uitgave vermeld staat.
3.2. Het versturen van eigen nieuwsbrieven
Dot• stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn primair gericht op kennisdeling. Jouw voornaam, achternaam en e-mailadres worden hiervoor verzameld en opgeslagen via het daarvoor bestemde formulier op de website van Dot• VOF. Daarnaast kan je mondeling of schriftelijk worden gevraagd om je aan te melden.
3.3. Contact opnemen
Jouw gegevens zullen worden verzameld als je in persoon, telefonisch of via de website contact opneemt met Dot•. In het contactformulier wordt echter alleen gevraagd om de benodigde gegevens om een voorstel of een dienst aan te kunnen bieden, zoals jouw voor- en achternaam, bedrijfsnaam, bedrijfsadresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en projectomschrijving.
3.4. Analytics
De websites van Dot• verzamelen jouw gegevens om de website te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. Deze gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van jouw websitebezoek of de pagina’s die je veel bezoekt.
Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming, dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om je in contact te brengen met potentiële relaties en/of opdrachtnemers.
3.5. Cookies
De website van Dot• kan gebruikmaken van cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken en om ons te helpen het gebruik ervan te optimaliseren. De door cookies gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Dot• of geanonimiseerd bij in deze verklaring opgenomen derde partijen. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt jouw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in de browser.
3.6. Het afhandelen van jouw betaling en de levering van producten of diensten.
3.7. Het informeren over (wijzigingen in) diensten, producten, tarieven of prijzen.
3.8. Het verwerken van persoonsgegevens indien wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de boekhouding en rapportage aan de fiscus (belastingaangifte).
3.9. Het publiceren van beeld en geluidsmateriaal in toekomstige uitgaven, vastleggen van bezoek in het algemeen en preserveren van een historisch archief.
3.10. In sommige gevallen is het nodig om uw gegevens uit te printen, bijvoorbeeld voor een deelnemerslijst bij een evenement of bijeenkomst, ten behoeve van naambadges etc. Na afloop worden deze afdrukken door ons vernietigd. In het geval van naambadges is dit alleen mogelijk indien de deelnemer aan het eind van het evenement of de bijeenkomst zijn badge inlevert bij de organisatie.
3.11. Deelnemerslijsten van evenementen, bijeenkomsten en presentaties kunnen worden verspreid tussen andere deelnemers van hetzelfde evenement ter informatie van aanwezige mede-deelnemers aan het evenement, de bijeenkomst of presentatie. Deelnemerslijsten worden alleen voorzien van noodzakelijke informatie welke ook openbaar vindbaar is en door de deelnemer is verstrekt. Veelal is dit alleen de bedrijfsnaam, titel/functie, voorletters/voornaam en achternaam van de deelnemer. Deze publicatie wordt uitgevoerd op basis van het aanmerkelijk belang van besloten informatievoorziening. De deelnemerslijsten worden niet openbaar gepubliceerd.
4. Ontvangers
De gegevens die Dot• ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v. diverse softwarepakketten en SAAS-omgevingen. Met deze externe organisaties is een verwerkersovereenkomst afgesloten volgens AVG-compliancy:
4.1. Laposta en Mailchimp
De nieuwsbrieven worden verzonden met Laposta en Mailchimp. Op het moment dat je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Laposta en Mailchimp. Hierin worden ook de afgegeven opt-in-afspraken vastgelegd.
4.2. TransIP
De e-mail van Dot• wordt gehost op een private-server die gemanaged wordt door TransIP. Als je contact opneemt via de formulieren of via e-mail en gegevens achterlaat op een van de websites van Dot•, worden die betreffende formulieren en e-mails opgeslagen op de server van TransIP in Nederland.
4.3. Odoo by Neobis
Dot• maakt gebruik van de online Odoo SAAS-diensten van Neobis Nederland. Deze applicaties en bijbehorende data worden gehost en opgeslagen op de servers van Neobis B.V. in Nederland.
4.4. Krowden
Dot• maakt gebruik van Krowden als aanmeldplatform voor haar events. Op het moment dat u zich aanmeldt voor een event, worden uw e-mailadres, voornaam, achternaam en bedrijfsnaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde deelnemerslijst.
4.5. Incidentele internettools
Indien Dot• incidenteel gebruikmaakt van software of diensten van andere derden, zal voor elke instantie een Impact Assessment worden uitgevoerd en vastgelegd. Dit assessment heeft deels tot doel om te kijken of de software of dienst AVG-compliant is en voldoet aan alle wettelijk vastgestelde eisen. Zodra deze tools structureel worden ingezet, zal dit reden zijn om onze privacy-voorwaarden aan te passen en opnieuw te publiceren.
4.6. Lokale opslag
Lokale data die persoonsgegevens bevatten worden opgeslagen op de beveiligde server van Dot•. Deze server is gescheiden van het internet en alleen lokaal bereikbaar. Reservekopieën van data worden versleuteld en periodiek off-site opgeslagen.
5. Opslag
5.1. Opslagperiode
Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Dot•, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.
5.2. Het versturen van nieuwsbrieven
Jouw e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Laposta en Mailchimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Je kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wil via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een e-mail te sturen naar info@dotverbindt.nl
5.3. Contact opnemen
Op het moment dat je contact opneemt met Dot• via e-mail, worden de gegevens die je meestuurt, zoals bijvoorbeeld jouw naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, opgeslagen op de mailserver. Die e-mails kunnen indien noodzakelijk tot maximaal zeven jaar terug worden bewaard.
5.4. Analytics
De gegevens die Analytics op de website verzamelt zijn anoniem, dus niet verbonden aan je naam, bedrijf of e-mailadres. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen Google Analytics.
5.5. Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van een website de privacyverklaring van die website, om er zeker van te zijn dat goed met uw gegevens wordt omgegaan.
6. Beveiliging
Er worden van jouw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. De gegevens worden alleen beheerd in de eerdergenoemde systemen en software.
De persoonsgegevens die door Dot• of door eerdergenoemde derden worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via bovenstaande software en zijn afdoende en marktconform beveiligd met een sterk wachtwoord en daar waar mogelijk met twee-staps-verificatie.
Bij de twee-staps-verificatie wordt een code vanuit de software gegenereerd en verstuurd naar Dot•. Deze code dient te worden gebruikt tijdens het inlogproces.
De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten dat toegang heeft tot je gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
Daarnaast word je bezoek aan onze website beveiligd door een SSL-certificaat. Dit betekent dat jouw verbinding met de websites van Dot• privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url. De domeinen waarvan Dot• gebruikmaakt zijn ondertekend met DNSSEC. Dit is een extra hulpmiddel waarmee de ‘bewegwijzering’ van de website veiliger en vertrouwder wordt.
Laposta en Mailchimp
De nieuwsbrieven worden verzonden met Laposta en Mailchimp. Op het moment dat je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Laposta en Mailchimp. Hier worden ook de afgegeven opt-in-afspraken vastgelegd. Door Laposta en Mailchimp is een certificaat van verwerking afgegeven.
TransIP
De e-mail van Dot• wordt gehost bij TransIP. De verzonden berichten worden standaard versleuteld (TLS). De websites van Dot• worden gehost op een private-server die gemanaged wordt door TransIP. Als je contact opneemt via de formulieren of via e-mail en gegevens achterlaat op de websites van Dot•, worden die betreffende e-mails en formulieren opgeslagen op de servers van TransIP in Nederland.
Incidentele internettools
Indien Dot• incidenteel gebruikmaakt van software of diensten van andere derden, zal voor elke instantie een Personal Impact Assessment worden uitgevoerd en vastgelegd. Doel van dit onderzoek is om te kijken of deze software of dienst AVG-compliant is en voldoet aan alle wettelijk vastgestelde eisen. Zodra deze tools structureel worden ingezet, zal dit reden zijn om onze privacy-voorwaarden aan te passen en opnieuw te publiceren.
7. Uw rechten
7.1. Recht op inzage
Je hebt het recht om te allen tijde jouw gegevens op te vragen die bij Dot• worden vastgelegd en bewaard. Dit doe je door een verzoek per e-mail of post te versturen of telefonisch contact op te nemen met Dot•. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens. Je moet jezelf dan wel afdoende kunnen legitimeren/bewijzen. De gegevens worden vervolgens naar je toe gestuurd (via e-mail of per post; dit is naar keuze).
7.2. Recht op rectificatie
Kloppen jouw gegevens niet? Of zijn de gegevens veranderd? Dan heb je het recht om dit te laten rectificeren door Dot•. Jouw gegevens omtrent de nieuwsbrief kun je aanpassen via de daarvoor bestemde url onderaan elke e-mail.
7.3. Recht op overdracht
Mocht je de gegevens nodig hebben die bij Dot• zijn opgeslagen, in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij zal Dot• al jouw gegevens overdragen in een bruikbaar formaat voor de andere partij. Deze gegevens worden naar je gestuurd en dien je vervolgens zelf onder jouw verantwoording aan de derde partij over te dragen.
7.4. Recht op wissen van gegevens
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij Dot• zijn vastgelegd? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens. Behalve de wettelijk vereiste bewaarde gegevens zullen je gegevens worden gewist.
7.5. Recht op het indienen van een klacht
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat Dot• niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via deze link.
7.6. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)
Wil je niet dat Dot• jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens. Het gebruikmaken van deze rechten kan via info@dotverbindt.nl onder toezending van een kopie van jouw ID-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, het ID-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren.
8. Onze plichten
Dot• verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van voorkoming van fraude en uitvoeren van direct-marketing. Denk hierbij aan het delen van kennis en het aanbieden van diensten of producten van Dot• zoals magazines en controle op verstrekte gegevens en opdrachten via e-mail of post. Jouw gegevens worden nooit verkocht of overgedragen aan derden zonder schriftelijke toestemming van jou vooraf.
De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimaal benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Jouw e-mailadres is bijvoorbeeld nodig om de nieuwsbrief te kunnen versturen, je voornaam en achternaam om deze informatie goed te adresseren. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan Dot• de betreffende dienst of het betreffende product niet aanbieden.
Mocht het nodig zijn gegevens die je hebt gedeeld met Dot• met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.
Dot• behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer Dot• dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van Dot• te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.
Heb je toch nog vragen over de privacy en/of deze privacyverklaring? Dan kun je deze stellen door te mailen of door telefonisch contact met ons op te nemen;
Dot• VOF
info@dotverbindt.nl
Crommelinplein 1 | 2627 BM | Delft
T. 015-7900060 (vraag naar de AVG-verantwoordelijk medewerker)
Btw-nr. NL856732035B01 | KvK-nr. 66868254
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Controleer daarom regelmatig deze webpagina om te zien of er veranderingen zijn opgetreden.